Kiinnostaako digitalisaatio digityöpajan avulla, mutta mietityttää, miten esimerkiksi palvelumuotoilu toimii etänä? Toimiihan se, vain pienillä muutoksilla lähityöpajan konseptiin!
Digityöpaja on erinomainen tapa polkaista digitalisaatio käyntiin. Suuren ja mittavan hankkeen asemesta on usein kannattavampaa suunnitella rajattu ja maltillinen kokonaisuus. Työpajan sydän on ihmisten tekemisessä. Ensimmäisenä mieleen tuleva tapa on tietenkin välitön saman tilan yhteistyö, jossa eleet ja ilmeet ovat olennainen osa ihmisten välistä vuorovaikutusta ja kertovat enemmän kuin tuhat sanaa. Aina samassa fyysisessä tilassa työskentely ei kuitenkaan ole mahdollista.
Perinteisesti se, etteivät ihmiset ole voineet työskennellä samassa paikassa, on johtunut fyysisestä välimatkasta kuten eri paikkakunnista, maista tai mantereista. Tänä keväänä asia on saanut aivan uuden merkityksen. Kokoontumisrajoitukset, turvavälit sekä monet muut seikat ovat tehneet ainakin hetkellisesti kokoontumisista pääasiassa etäkokouksia.
Onko digityöpaja mahdollista toteuttaa etänä? On hyvinkin! Muutama asia on toisin kuin kasvokkaisessa digityöpajassa, mutta se ei tarkoita että etätyöskentely olisi jotenkin vähempiarvoista tai toisi huonompia tuloksia.
Digityöpajan rakenne tukee erimuotoisia työtapoja
Vaikka digityöpaja muotoillaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan, esimerkiksi hyvin tyypillinen palvelumuotoilun työpaja on aivan toimiva myös etätyöskentelyssä. Ideointi, parhaiden ratkaisujen valinta ja päätökset tehdään tämän päivän työkaluilla. Koska moni on jo jossain työtehtävässä käyttänyt erilaisia videoneuvottelu-, yhteistyö- ja äänestyspalveluja, perusajatus on yleensä osanottajilla selvillä.
Me valmistelemme kaiken ohjeineen päivineen niin, että digityöpajassa päästään heti itse asiaan.
Perinteisesti digityöpaja on pidetty yhtenä tai kahtena päivänä, yhteensä noin kahdeksan tunnin työpajana. Etätyöskentelyssä noin pitkät yhtenäiset luurisessiot ovat liian pitkiä. Etäversiossa edetään samassa järjestyksessä kuin normaalisti, mutta aikaikkunat ovat kiinteitä. Saatamme käyttää esimerkiksi palvelulupauksen muotoiluun 1,5 tunnin viipaletta, jonka kummallakin puolella on 5 – 15 minuutin tauko jaloitteluun ja muuhun tarpeelliseen palautumiseen. Tällä tavalla teemme myös ajankäytöstä entistä näkyvämpää.
Yhteistyön välineet hyötykäyttöön
Viimeistään kevään aikana tietotyöläiset ovat saaneet totutella erilaisiin yhteistyön välineisiin. Tällaisia ovat tele- ja videokonferenssisovellukset kuten Teams, Zoom ja Hangouts sekä jaettujen dokumenttien hallinta- ja muokkaustyökalut kuten Google Docs ja Office 365. Jotkut ovat saattaneet käyttää valkotaulua muistuttavia sovelluksia kuten Miro, Mural, Jamboard sekä Freehand. Näistä valitsemme yhdessä soveltuvan yhdistelmän digityöpajaan etukäteen.
Toimintatavat ja asenteet digiaikaan
Tärkein harkittava asia ei kuitenkaan liity mihinkään työkaluun tai edes aikataulutukseen. Täyden hyödyn digityöpajasta saat, kun mietit miten totuttuja tapoja ja asenteita voi ravistella itse työskentelyyn liittyen. Esimerkiksi: olisiko mahdollista paloitella tekemistä niin, että tietty osa sovitaan tehtäväksi huomiseen kello 10 mennessä, jolloin käynnistyy lyhyt katselmointisessio? Tarvitaanko kaikkia asiantuntijoita ja sidosryhmiä kaikissa toiminnoissa, vai riittääkö kokenut arkkitehti ideoinnissa, ja seuraaviin vaiheisiin vahvistettaisiin työryhmän teknistä puolta? Onko mahdollista varata kalenterista koko päivän sijaan muutamia tunteja kahtena tai kolmena päivänä?
Digityöpaja ei tietenkään edellytä, että muutat toiminnassasi yhtään mitään. Me sovimme aina kanssasi menettelytavat ja etenemisen niin kuin se parhaiten sinun orgnisaatiollesi sopii. Tuomme digityöpajaan myös asiantuntemusta digitaalisesta liiketoiminnasta, tietojärjestelmistä sekä UX-asioista.
Ota yhteyttä niin laitamme digitalisaatiohaaveesi eteenpäin!