Lähes kaikki yritykset joutuvat tekemään IT-hankintoja, sillä monenlaisia prosesseja digitalisoidaan kiivaaseen tahtiin toiminnan parantamiseksi. Yrityksen koosta, kulttuurista ja tarpeista riippuu, miten hankinnat tehdään. Osa yrityksistä hoitaa IT-hankinnat ilman sen kummempaa suunnittelua, toisilla taas on erilliset hallintaprosessit, jotka kattavat investoinnin koko elinkaaren. Kaikkien yritysten IT-hankinnoissa on kuitenkin kolme yhteistä tekijää: jokaisella yrityksellä on jokin ongelma, jonka voi poistaa tietoteknisellä tuotteella tai ratkaisulla, ja tämä ratkaisu hankitaan toimittajalta.
Selkeä määrittely on toimivan ratkaisun edellytys
Jotta yritys voi onnistua IT-hankinnoissaan, ratkaistava ongelma on määriteltävä selvästi. Jos tavoitteet ja tarpeet eivät ole selvillä, ratkaisutkaan eivät yleensä ole kummoisia. Ratkaisun pitää luonnollisesti sopia yhteen yrityksen nykyisen ICT-infrastruktuurin ja prosessien kanssa, jotta se saadaan tehokkaasti käyttöön ilman lisäkuluja. Muiden ominaisuuksien lisäksi ratkaisussa on ensiarvoisen tärkeää huomioida käyttäjiin liittyvät näkökohdat, esimerkiksi käytettävyys ja käyttäjäystävällisyys. Huomiota kannattaa kiinnittää myös kuluihin ja hinnoittelurakenteeseen, sillä IT- hankintaan kuuluu usein niin kertaluonteisia maksuja kuin juoksevia kulujakin. Kun investoinnin koko elinkaaren kustannuksista on laskelma, päätökset voi tehdä sen perusteella.
Yhteisesti koottu tiimi vie parempiin tuloksiin
Kannattaa muistaa, että loppujen lopuksi käytännön toteutuksen hoitavat ihmiset – asiakkaan ja toimittajan työntekijät. Toimittajayrityksellä tulisi olla tarvittava osaaminen ratkaisun toimittamiseen ja referenssejä, jotka osoittavat sen.
Etenkin jos on kyse suurista investoinneista, projektin alussa kannattaa tavata ne toimittajan työntekijät, jotka yrityksen kanssa tulevat työskentelemään, ja sopia esimerkiksi kokouksiin ja viestintään liittyvistä yhteisistä toimintatavoista. Kun molemmat osapuolet otetaan työhön mukaan alusta alkaen, saadaan taatusti paremmat tulokset, avoimempaa viestintää ja tehokkaampaa työskentelyä.
Joillakin hankinnoilla on varsin lyhyt elinkaari, mutta parhaissa tapauksissa yrityksen ja toimittajan välille syntyy yhteistä arvoa luova suhde ja kumppanuus, josta molemmat hyötyvät.
Pohditko parhaillaan, missä vaiheessa elinkaartaan oman yrityksesi IT-järjestelmä mahtaa olla, tai tarvitsetko apua seuraavan kehitysaskeleen määrittämiseen?
Ole yhteydessä, autamme mielellämme.