Tällä viikolla olisi taas asiakaskäyntejä siellä ja tuolla, ja tuossa välissä pitäisi ehtiä noutamaan tilaukset… Kannattaisiko nyt mennä ensin tuonne ja sen jälkeen vasta toisen asiakkaan luo? Kauanko asiakkaalta A kestää ajaa asiakkaalle B? Huomennakin olisi käyntiä tuolla, mutta samaan aikaan pitäisi ehtiä jo toisaalle…
Kuulostaako tutulta? Kalenteri ja karttasovellukset ovat tiukoilla, kun asiakaskäynnit on sovitettava kalenteriin. Suunnitteluun hujahtaa helposti kymmenen minuuttia, ellei enemmänkin. Tämä aika on heti pois tehokkaasta työnteosta ja itse pääasiallisesta työnkuvasta.
Reittien suunnittelulla asiakastoiveiden huomiointia
Reittien huolellinen suunnittelu on osa asiakkaiden toiveiden huomiointia. Asiakaskäynnit on sovitettava asiakkaiden aikatauluihin sopiviksi. Tämä luo kuitenkin haasteita reittisuunnitteluun ja voi viedä yllättävän paljon aikaa manuaalityönä. Jo viisikin minuuttia suunnittelua päivittäin kertautuu vuositasolla suurena määränä ja on yritykselle kallis kuluerä.
Myös pakettikuljetuksissa asiakastoiveet ja –rajoitukset aiheuttavat sumplimista reitteihin. Jos esimerkiksi pakettikuljetuksen vastaanottaja ilmoittaa olevansa paikalla vastaanottamassa pakettia kello 12, tämä on otettava huomioon reitin suunnittelussa. Kun vastaavia toiveita ja –rajoituksia toimitusaikoihin on lukuisia, reitin suunnittelu on haastavaa. Ihmisen tietotaito ei enää riitä optimoimaan reittiä tehokkaaksi – puhumattakaan suunnitteluun kuluvasta ajasta.
Siksi reittien tehokas suunnittelu on hyvä jättää tietokoneen tehtäväksi. Järjestelmä osaa suunnitella optimaalisimman reitin saman tien sekä huomioida myös rajoitukset reiteissä. Tarvittaessa järjestelmä myös lähettää asiakkaalle arvioidun toimitusajan esimerkiksi tekstiviestillä.
Aloita reittien optimointi laajalla kartoituksella
Reittien suunnittelu tulee aloittaa laajalla kartoituksella, jossa selvitetään kaikki kuljetuksiin ja liikkumistarpeisiin liittyvät piirteet ja erityistarpeet. Esimerkiksi kuljetuksessa, jossa käyntikohteet jaetaan optimaalisesti kuljettajien kesken, alustava jaottelu ei yleensä ole vielä paras mahdollinen. Reittejä parannellaan siirtämällä tai vaihtamalla käyntikohteita kuljettajien kesken sekä järjestämällä niitä parempaan järjestykseen reitin sisällä. Kun tehokkaampaa lopputulosta ei löydy, suunnittelu on valmis.
Selvitettäviä asioita ovat esimerkiksi:
- Asioinnin luonne: toimitus, haku vai asiakaskäynti?
- Optimoitavien käyntien määrä
- Työntekijöiden määrä
- Yksittäisiin käynteihin liittyvät erityispiirteet, kuten asioinnin kesto
- Tiestöön ja kalustoon liittyvät rajoitukset
- Työntekijöihin liittyvät rajoitteet, kuten osaaminen
- Työaikaan liittyvät rajoitteet, kuten työpäivän pituus ja tauot
- Optimoinnin tavoitteet
Lisäksi järjestelmiin liittyvät vaatimukset tulee selvittää, minkä jälkeen alkaa itse reittioptimoinnin toteutus. Reittien suunnitteluun on syytä panostaa, sillä liikkuminen paikasta A paikkaan B luo tehottomuutta koko liiketoiminnalle, mikäli reittejä ei ole optimoitu.