Kun IT ei ole yrityksen ominta alaa, on syytä harkita ulkoistusta kokonaan tai osittain. Kerromme, mitkä asiat IT-ulkoistuksessa on syytä huomioida ja miten vältät ulkoistuksen sudenkuopat.
Kuten toimintojen ulkoistuksessa muutenkin, myös IT-ulkoistuksessa haetaan yleensä säästöjä. Se on toki kelpo syy ulkoistukseen, mutta hyvän lopputuloksen saavuttaminen vaatii kaukonäköisyyttä. Mikäli ulkoistussopimus kilpailutetaan ainoastaan halvimman hinnan perusteella, lopputuloksena on usein pettymys, eikä palvelu välttämättä vastaa sitä mitä on toivottu.
Hinnalla kilpailuttamisella saadaan toki nopeasti säästöjä – ja tyytymättömyyttä ulkoistuksen laatuun. Hintaa enemmän kannattaa keskittyä siihen, mitä laadullisia tavoitteita ulkoistuksella on.
Sillä, että järjestelmät toimivat ja käyttäjätuki on asiantuntevaa ja tavoitettavissa, syntyy usein enemmän säästöjä kuin pelkän kilpailutuksen kautta on saavutettavissa.
Hieman korkeammalla tuntihinnalla saa todennäköisesti pätevämmän henkilön työpanoksen. Tällöin työt etenevät nopeammin ja tulevat tehtyä kerralla oikein, ja lopulta työn kokonaishinta saattaakin jäädä halvemmaksi, vaikka hinta aluksi saattoikin vaikuttaa kalliimmalta.
Toinenkin IT-ulkoistuksen sudenkuoppa liittyy rahaan. Se on sopimuksen epätäsmällisyys. Jos sopimus on laadittu hyvin suurpiirteisesti, se ei välttämättä sisällä läheskään kaikkia asioita, jotka asiakas on kuvitellut sen sisältävän. Tämä aiheuttaa lisäkuluja, mikä ei tietenkään yllätä asiakasta iloisesti.
Jos hinnoittelun sudenkuopista on onnistuttu loikkimaan yli tai ohi ja on laadittu tarkka sopimus IT-ulkoistuksesta, on vielä yksi mahdollisuus kompuroida. Asiakas saattaa ajatella, ettei IT-asioille tarvitse enää uhrata ajatustakaan: nehän on ulkoistettu!
Jos asiakas haluaa saada IT-ulkoistuksella parhaan mahdollisen lopputuloksen, hänen kannattaa tehdä tiivistä yhteistyötä palveluntarjoajan kanssa. Ulkoistus ei poista yritykseltä tietohallintovastuuta. Palveluntarjoaja ei voi tehdä IT-asioita koskevia suuria päätöksiä asiakkaansa puolesta. Onnistunut IT-ulkoistus vaatii asiakkaalta myös halua prosessien kehittämiseen. Tiivis kommunikaatio palveluntarjoajan kanssa on edellytys onnistuneelle IT-ulkoistukselle ja toiminnan jatkuvalle kehittämiselle.
Jäikö jokin mietityttämään? Lue lisää IT-ulkoistuksesta edellisestä blogitekstistämme. Tutustu myös tarjoamiimme IT-palveluihin.