Taloushallinto on tyypillinen ja hyödyllinen kohde ohjelmistorobotiikan käytölle. Se sisältää paljon säännöllisesti ja sääntöjen mukaan samanlaisina toistuvia töitä, jotka on helppo ohjata ohjelmistorobotin tehtäväksi. Siinä säästyy aikaa, rahaa ja hermojakin, kun ihmiset voivat käyttää aikansa mielekkäämpiin työtehtäviin.
Ohjelmistorobotiikka eli RPA on teknologiaa, jonka avulla automatisoidaan prosesseja tietotyössä. Ohjelmistorobotiikan käyttöalueen ääripäässä ovat tehtävät, joiden säännöt ihminen ohjelmoi robotille. Toisessa ääripäässä ovat ne tehtävät, joiden säännöt robotti oppii tekoälyn avulla. Taloushallinnon automatisoitavat tehtävät kuuluvat yleensä ensin mainittuun ryhmään.
Tyypillinen rutiini, joka taloushallinnossa toistuu, on ostolaskujen käsittely. Työ etenee niin, että laskun saavuttua sähköiseen järjestelmään työntekijä avaa laskut yksitellen. Hän tarkistaa jokaisesta laskusta, onko siinä pakolliset tiedot, kuten laskuttajan Y-tunnus ja tilinumero. Sen jälkeen hän lähettää laskun kiertoon tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.
Kun sama työ on automatisoitu, ohjelmistorobotti tarkistaa pakollisten tietojen olemassaolon. Lisäksi se voi tehdä muita tarkistuksia, kuten sen, täsmääkö laskun tilinumero saman laskuttajan aiempien laskujen tilinumeroihin. Tarkistuksilla voidaan välttyä virhemaksuilta. Robotti toimittaa laskut kiertoon sille annettujen sääntöjen mukaan. Sääntö voi pohjautua esimerkiksi viite-kentän henkilön nimeen tai projektinumeroon. Jos robotti huomaa puutteita tai virheitä tiedoissa tai ei pysty päättelemään laskun seuraavaa vastaanottajaa sille annetun säännön mukaan, se lisää laskun virhelistalle. Lista toimitetaan yhteenvetona esimerkiksi sähköpostilla laskujen käsittelijälle.
Jos yksi henkilö käsittelee päivässä keskimäärin 50 laskua, ja käyttää jokaisen käsittelyyn minuutin, työhön kuluu päivässä 50 minuuttia. Työviikon aikana se tarkoittaa reilua neljää tuntia, kuukaudessa reilua 16 tuntia, vuodessa 200 tuntia ja viidessä vuodessa puolikasta henkilötyövuotta. Kaikki tämä aika säästyy mielekkäämpiin tehtäviin, kun rutiinityön hoitaa ohjelmistorobotti.
Jotta säästö voidaan toteuttaa, on asiakkaan ymmärrettävä liiketoimintaansa niin, että hän hahmottaa tehtävät, jotka voidaan siirtää ohjelmistorobotin tehtäväksi, kun ohjelmistoyrityksestä sitä ehdotetaan. Käyttöönotto taas vaatii sen, että asiakas käy tietoteknisen asiantuntijan kanssa läpi robotin tuottamia raportteja, jotta voidaan todeta, toimiiko se halutulla tavalla. Jatkokehityksen kannalta on oleellista, että asiakas käy robotin toimittamat raportit analyyttisesti läpi, jotta niistä löydetään mahdolliset uudet säännöt, jotka robotille voidaan antaa.
Lue asiakkaamme kokemuksia ohjelmistorobotiikan käytöstä taloushallinnossa ja mitä me tarjoamme ohjelmistorobotiikkaan liittyen!