Mtech Digital Solutions on biotalouteen erikoistunut digitaalisten ratkaisujen toimittaja, jolla on laaja ja vakiintunut asiakaskunta ja joka aktiivisesti kasvaa uusien aluevaltausten sekä startup-toiminnan avulla. Mtechin vahvuuksia ovat luotettavuus, vahva toimialaosaaminen ja asiakassuhteiden pitkäjänteinen hoitaminen. Mtech etsii myös jatkuvasti uusia mahdollisuuksia tuottaa lisää arvoa asiakkailleen. Yhtenä tällaisena mahdollisuutena tunnistettiin ketterän toiminnan ulottaminen tiimitasoa laajemmaksi ja myös ylittämään perinteiset organisaatiorajat.
Kokonaisketterä toimintamalli
Mtechin toimintamalliksi valittiin Triarin kehittämä kokonaisketterä toimintamalli. Perusteluina valinnalle olivat mallin liiketoimintalähtöinen ajattelu sekä kattava, mutta käytännöllinen lähestymistapa kehitystyön ohjaamisen ja tekemiseen.
Triarin kokonaisketterä malli sovitettiin Mtechin tarpeisiin poikkitieteellisten työpajojen avulla, joihin osallistui laaja-alaisesti eri taustaisia ihmisiä: mm. Mtechin johto, kehitystiimien edustajat, arkkitehdit, tiimien vetäjät ja ennen kaikkea myös pilottiasiakkaan edustajat.
Mtechin kokonaisketterä malli kattaa seuraavat osa-alueet:
- Ketterä portfoliohallinta: Mahdollistaa kehitystyön johtamisen liiketoimintalähtöisesti ja aktiivisen hyötyjen johtamisen. Tuottaa parhaan mahdollisen arvon kehitysinvestoinnilla.
- Konseptointi: Kaikelle kehitystyölle rakennetaan liiketoimintalähtöinen konsepti ennen kehitystyön aloittamista. Konsepti pitää sisällään mitattavat menestyskriteerit, MVP-ajatteluun pohjautuvan sisällön, jolla maksimoidaan arvo/kustannussuhde, sekä arkkitehtuuri ja UX-luonnokset
- Tuoteomistajatoiminta: Selkeästi määritelty tuoteomistajan rooli, jonka avulla asiakkaan edustaja ohjaa kehitystiimiä. Mtechin tuoteomistajamalli sisältää selkeät käytännöt ja työkalut, sekä koulutuksen, jolla uusi tuoteomistaja voi nopeasti ottaa roolin haltuun. Tuoteomistajalla on täydet valtuuden ohjata tiimin toimintaa konseptin sisällä.
- Ketterä suunnittelu: Ketterässä suunnittelussa tuoteomistaja valmistelee yhdessä palvelumuotoilijan ja arkkitehdin kanssa ominaisuudet kehitysvalmiiksi, jolloin kehitystiimillä on edellytykset tehokkaaseen toteutukseen.
- Pienkehitysprosessi: Osana kehitysmallia osa tiimien kapasiteetista on varattu pienkehitystyöhön. Tätä aikaa voidaan säätää portfoliotasolla tarpeen mukaan. Pienkehitystä ohjataan pienkehityskanbanin avulla, joka kattaa tarpeiden keräämisen, priorisoinnin, valmistelun, toteutuksen, testauksen ja tuotantoon viennin.
- Ketterä kehitys: Kehitystiimeille otetaan käyttöön Scrum-malliin pohjautuva työskentelytapa, jossa tiimit tekevät työtä samalla rytmillä ja pitävät yhteisen demon sprintin päätteeksi. Tiimit on koostettu siten, että ne pystyvät työskentelemään itsenäisesti eri arvopakettien parissa.
Saavutetut tulokset
Kokonaisketterän toimintamallin tuottamia hyötyjä arvioitiin noin 6 kuukautta käyttöönoton jälkeen. Arvioinnin tuloksena malli päätettiin vakiinnuttaa ja sen käyttöä laajentaa Mtechin sisällä kaikkiin liiketoimintayksiköihin. Keskeiset hyödyt olivat:
- Ohjattavuus ja keskittyminen oikeisiin asioihin liiketoiminnan näkökulmasta
- Liiketoimintalähtöinen ajattelu – konseptoinnin ja tuoteomistajaroolin avulla
- Yhteiset prioriteetit ja läpinäkyvyys kehitystyön todelliseen tilanteeseen
- Kehitystyön nopeuttaminen – merkittävästi nopeammin ideasta tuotantoon
- Tiivis ja systemaattinen yhteistyö asiakkaan edustajien ja kehitystiimien välillä
Muutoksen toteutus
Muutos toteutettiin hyödyntäen Triarin muutosjohtamismallia, jonka keskeiset elementit ovat:
- Liiketoimintalähtöinen visio: Ketteryys ei ole itseisarvo. Kehitysmallin taustalla pitää olla liiketoimintalähtöinen visio siitä, mitä kehitysmallilla tavoitellaan. Tämä ohjaa oikeiden suunnitteluratkaisujen tekemiseen.
- Pilotointi: Toimintamallia kokeiltiin ensin yhdellä konseptilla, tuoteomistajalla ja tiimillä. Tämä mahdollistaa oppimisen nopeasti ja pilottiin osallistuneet pystyvät auttamaan muuta organisaatiota muutoksessa.
- Pelisuunnitelman yhteisluominen: Jokainen tilanne on hieman erilainen. Sen vuoksi on tärkeää, että toimintamalli sovitetaan tilanteeseen sopivaksi yhteisluonnin keinoin – ja että siihen pääsevät osallistumaan aidosti kaikki sidosryhmät.
- Kokeellinen toteutus: Sen sijaan, että kaikki yksityiskohdat olisi mietitty valmiiksi on tärkeää kaatua koko ajan eteenpäin. Vastaan tulee kokoaja uusia esteitä, mutta niitä ratkaistaan nopeiden kokeilujen avulla kohti sovittua tavoitetilaa. Tämä lähestymistapa mahdollistaa nopean muutoksen ja varmistaa, että toimintatapa oikeasti soveltuu juuri siihen tilanteeseen.
- Systemaattinen jatkuva parantaminen: Osana muutosta on tärkeää luoda systemaattinen jatkuvan parantamisen kulttuuri. Jos toimintaa ei viedä koko ajan eteenpäin, niin taantuminen on väistämätöntä. Jatkuvan parantamisen mallin pitää kattaa kaikki toiminnan osa-alueet. Pelkät tiimitason retrot eivät yksin riitä.
Jatkuvan parantamisen kulttuuri
Muutos auditointiin noin vuosi alkuperäisen pilotin käynnistämisen jälkeen. Auditoinnin tuloksena oli, että toimintamalli oli juurtunut ja monilla osa-alueilla, kuten konseptoinnissa, tuoteomistajatoiminnassa ja ominaisuuksien valmistelussa, oltiin menty merkittävästi eteenpäin. Tämä tarkoittaa, että oli syntynyt aito jatkuvan parantamisen kulttuuri, missä toimintatapoja uudistetaan jatkuvasti, kun haasteita tulee vastaan. Myös parannettavia osa-alueita toki vielä löytyy, mutta uuden toimintatavan juurruttamisessa oli onnistuttu hyvin – toimintatapa ja -kulttuuri olivat aidosti muuttuneet.
Triarin rooli
Triarin rooli muutoksessa oli avustaa toimintamallin sovittamisessa, kouluttaa henkilöstöä ja valmentaa sekä fasilitoida muutosta. Mtechin oma rooli oli onnistumisen kannalta keskiössä, mutta Triarin kokemuksen avulla muutoskäyrää pystyttiin loiventamaan ja muutoksen läpivientiä nopeuttamaan.