Osassa 1 kerroimme perustietoja uuden ketterän kehityksen mallin pilotistamme. Jos et ole vielä lukenut osaa 1, löydät sen täältä.
Miten kaikki sitten käytännössä toimii?
Varastonhallintaprojektin tiimi koostuu Mtechin kehitystiimistä eli kolmesta täysiaikaisesta ja yhdestä osa-aikaisesta ohjelmistokehittäjästä, suunnittelijasta, testaajasta ja projektipäälliköstä sekä asiakkaan eli Faban edustajasta, tuoteomistajasta. Triarin konsultti tukee tiimiä koko projektin ajan. Tiimille on projektin ajaksi varattu Faban neuvotteluhuone omaksi yhteiseksi työskentelytilaksi, jotta viestintä tiimin kesken ja asiakkaan kanssa on ketterän kehityksen mallin mukaan mahdollisimman suoraa ja tehokasta.
Ohjelmiston kehitys tapahtuu kahden viikon sykleissä eli sprinteissä. Ennen jokaista sprinttiä tiimi määrittelee tulevan sprintin sisällön sen mukaan, mitkä ominaisuudet eli featuret ovat seuraavaksi kehitysjonon eli backlogin kärjessä. Backlogiin on listattu kaikki tuotteen tarvitsemat featuret, jotka puolestaan on jaettu tehtäviksi eli taskeiksi. Backlog ei ole koskaan valmis, vaan se muuttuu jatkuvasti tuotteen kehityskaaren aikana. Sprintteihin valitaan kullakin hetkellä prioritettilistalla olevat featuret. Valitut featuret ja taskit tiimi kokoaa sprintin aluksi työskentelytilansa seinille, jossa ne ovat koko sprintin ajan tiimin nähtävissä ja muokattavissa.
Tuoteomistaja vastaa prioriteettilistasta ja päättää viime kädessä, mitä seuraava sprintti sisältää. Hän osallistuu kaikkiin suunnittelukokouksiin ja tuo asiakkaan näkemyksen projektiin. Hän toimii myös kommunikointilinkkinä asiakkaan suuntaan selvittämällä ja viestimällä asioita Faban ja kehitystiimin välillä.
Sprintin aikana tiimi pitää joka päivä lyhyen 15 minuutin daily-palaverin. Palaverissa käydään läpi, mitä on tehty ja mitä tehdään tänään. Jokaisen sprintin päätteeksi joka toisena tiistaina tiimi pitää demotilaisuuden, jossa asiakkaalle esitellään tuotteen senhetkinen kehitysvaihe. Edellisenä päivänä kehitystiimi esittelee tuoteomistajalle pre demon, jossa varmistetaan, että tuote on kunnossa varsinaista demotilaisuutta varten. Demotilaisuudessa esitellään tuote, kysytään palautetta asiakkaalta ja käyttäjiltä sekä selvitetään, mihin kehitys seuraavaksi etenee. Demojen avulla kehityksen suuntaa pystytään ohjaamaan koko ajan. Tuotteen arvioinnin lisäksi tiimi saa demotilaisuudessa arvion omasta suoriutumisestaan. Myös tiimin toimintaa pystytään näin kehittämään ja parantamaan jatkuvan arvioinnin kautta.
Kehitystiimi tyytyväinen malliin
Varastonhallintaprojektin kehitystiimi toteaa olevansa erittäin tyytyväinen pilotoitavaan malliin. Malli on hyvin joustava ja sen voi räätälöidä sopimaan tiimin tarpeisiin. Periaatteet ovat pysyviä, mutta yksityiskohtia voi muuttaa tilanteen mukaan. Näin tiimit voivat päättää itse, mikä toimii. Suunnitteluun ja määrittelyyn menee yhä vähemmän aikaa toimintatapojen tehostumisen myötä. Koska tiimi työskentelee tiiviisti yhdessä samassa tilassa, on toisten osaamista opittu tunnistamaan, jolloin tietyt tehtävät osataan ohjata oikeille henkilöille. Työskentely on vähemmän stressaavaa, kun ei tarvitse arvailla, mitä seuraavana on tehtävälistalla. Myös demot saavat kiitosta. Niissä syntyy tiimin mukaan usein hyvää keskustelua siitä, mitä tuote voisi tarvita. Moni ongelma ratkeaa keskustelun aikana jo demossa.
Tiimin projektipäällikkö Mikko Lundholm Mtechistä näkee mallin tuoneen lisää läpinäkyvyyttä, sillä featurelista on jatkuvasti näkyvillä ja muokattavissa sekä digitaalisesti että tussilla hahmoteltuna seinillä. Tiimi myös itseohjautuu enemmän. Projektia on helpompi hallita ja ohjailla, kun se on jaettu pienempiin palasiin ja palautetta saa jatkuvasti. Viestintä on myös tehostunut. Koska tiimillä on yhteinen asiakkaan tiloissa sijaitseva työtila ja tuoteomistaja on tiiviisti tekemisissä kehitystiimin kanssa, on kommunikointi puolin ja toisin hyvin mutkatonta.
Asiakkaalta hyvää palautetta
Tuoteomistaja Anita Lampinen Fabalta kertoo kokeneensa pilotin yleisesti ottaen innostavana. Häntä miellyttävät erityisesti uuden oppiminen ja sen soveltaminen käytäntöön sekä yhdessä tekemisen kokemus. Hän on tyytyväinen myös projektin etenemiseen mallin mukaisesti: ”Tehtävät tulevat eteen yksi kerrallaan, eivätkä yhtenä suurena möykkynä. Kokonaisuus on kuitenkin hahmotettavissa. Fokus pysyy paremmin suunnitellussa laajuudessa, on helpompi erottaa rönsyt pois tekemisestä ja siirtää seuraavaan vaiheeseen. Edistyminen on nopeaa, ja tiedetään missä kohden toteutuksessa ollaan menossa. On mahdollisuus keskustella ja avata esille tulevia kysymyksiä suoraan tekijöiden kanssa, nopeastikin. Tekijöiltä tulee hyviä kysymyksiä ja vaihtoehtoja, joita ei itselle tullut mieleen ollenkaan. ”Tulipalotkin” pystytty hoitamaan, ja muuta ns. pienkehitystä.”
Lampinen korostaa, että ketterä malli vaatii onnistuakseen myös asiakkaan puolelta aktiivista osallistumista ja siihen tulee varata työaikaa. Tuoteomistajan olisi muun muassa hyvä olla mukana kaikissa mahdollisissa palavereissa daily-palavereita myöten. ”Tarvittava työaika riippuu varmasti osin siitä, kuinka hyvin tai huonosti tuntee aihealueen eli joutuuko paljonkin tekemään taustatyötä ja selvittelemään asioita asiakkaan eri toimijoiden kanssa”, hän toteaa.