Harvassa ovat ne suomalaiset työssäkäyvät, jotka eivät jäisi kesälomalle viimeistään heinäkuun aikana. Mitä ennen lomalle jäämistä kannattaa muistaa hoitaa?
Osa muistettavista asioista on tietysti tehtäväkohtaisia, mutta paljon on myös asioita, jotka koskevat kaikkia toimistossa ja muualla tietokoneiden kanssa tekemisissä olevia.
Vaihda salasana vasta loman jälkeen
Käytäntö on osoittanut, että juuri ennen lomaa vaihdettu salasana ei tule mieleen enää loman jälkeen, vaikka siihen olisi luonut hienon muistisäännön. Jos siis on mitenkään mahdollista, niin vaihda salasana vasta loman jälkeen. Vanhan ja pidempään käytössä olleen muistat varmemmin vielä kuukauden päästäkin.
Tietoturvasyistä salasanaa ei kannata kirjoittaa paperille muistiin. Jos muistettavia salasanoja on paljon, suosittelemme erillistä salasananhallintaohjelmaa.
Laita poissaoloilmoitus sähköpostiin
Vaikka olisit ilmoittanut työkavereille, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille lomastasi hyvissä ajoin etukäteen, eivät kaikki luultavasti pysy kärryillä kaikkien poissaoloista. Muista siis laittaa sähköpostiin poissaoloviesti. Viestiin lipsahtavat usein helposti edellisen loman päivämäärät, joten muista myös päivittää teksti!
Jos et aio lukea sähköpostejasi loman aikana, niin ilmoita poissaoloviestissäsi sellaisen kollegan yhteystiedot, joka on varmasti paikalla ja jolle viesti kannattaa lähettää edelleen. Myös kaikkien viestien uudelleenlähettäminen toiseen osoitteeseen on mahdollista. Tämän voi tehdä vain jos olet varma, ettei sinulle lähetetä mitään sellaista, mikä ei saisi päätyä kollegoiden luettavaksi.
Jos sähköpostijärjestelmässänne ei ole poissaoloviestin ajastusominaisuutta, niin jätä itsellesi myös muistutus vastauksen poistamisesta heti loman päätyttyä.
Siivoa sähköposti ja tiedostot
Yleensä juuri ennen lomaa on suuri työsuma, koska tavallisten työtehtävien lisäksi on brieffattava kollegoita ja tehtävä tiettyjä asioita etukäteen varastoon. Joskus kesän hiljaisena aikana kuitenkin käy niin, että ennen lomaa tehtävien määrä alkaakin hiipua. Tällöin on hyvä hetki siivota sähköposti (muista myös lähetetyt-kansio!) ja turhat tiedostot!
Monissa työpaikoissa sähköpostilaatikon ja pilvitallennustilan koko on rajallinen, tietokoneen kovalevystä puhumattakaan. Tiedostoja käsitellessä kertyy helposti useampia versioita, joita kaikkia ei enää jonkin ajan päästä tarvita. Näitä on hyvä ajoittain poistaa.
Näiden lisäksi itse kullakin on varmasti monta henkilökohtaista ennen lomaa tehtävää asiaa. Kannattaa tehdä lista muistettavista asioista jo hyvissä ajoin etukäteen, jotta voisit lähteä lomalle huoletta ja nauttia siitä täysin siemauksin!